"להקשיב להחלטות שלך" – מיקוד הקשב בתהליכי קבלת החלטות בניהול

חני קונפורטס שרמן

אם אתה עוסק בניהול, בוודאי הבחנת במרכזיותו של נושא קבלת ההחלטות בתהליך הניהול ניהול היעיל של שנות ה-2000.
המנהל המודרני מתמודד עם עומס של החלטות המועברות בכמה ערוצים ומחייבות תשובות מהירות והתנהלות בכמה רובדי פעולה בו זמנית. וקושי בקבלת החלטות מהירה עשוי להביא לפגיעה משמעותית ביכולות הניהוליות.

בחן את עצמך: כיצד אתה מקבל החלטות?

האם אתה כמנהל מרגיש שקשה לך לקבל החלטות?

האם אתה מרגיש שאתה מקבל החלטות בצורה אימפולסיבית?

האם תהליך קבלת ההחלטות מעמיס עליך?

האם אתה עומד ביעדי הזמן והתוכן של תהליך קבלת ההחלטות שלך?

האם אתה מצליח לעקוב אחר ההחלטות שלך?

האם אתה מעדיף לבצע את המשימות בעצמך מאשר להיכנס לתהליך קבלת החלטות?

כמה פעמים נלחצת מהצורך להגיב בצורה מהירה?

על כמה החלטות הצטערת בדיעבד, כאשר היה לך זמן חשיבה?

כמה פעמים היה לך קשה להבין תהליכי קבלת החלטות של המנהל שלך ? כמה פעמים "לא עצרת" והגבת לכך?

אם ענית לרוב השאלות בצורה חיובית, סביר להניח שאתה מתמודד עם קושי במיקוד בתהליכי קבלת החלטות.

קושי זה אינו קשור בהכרח במאפייניך האישיים, אלא גם במאפייניהם הייחודיים של העולם המודרני ושל עולם הניהול:

העולם המודרני מביא איתו שינויים רבים המתרחשים בכל דקה. שינויים אלו דורשים מאיתנו יכולת הסתגלות מהירה, התייחסות לכמה גירויים במקביל, שינוי יומיומי של סדרי עדיפויות, התייחסויות ותובנות. לדוגמא, העולם המודרני הביא עימו את התפתחותו המהירה של עולם התקשורת. אנו כבני אדם, כאנשי מקצוע, כהורים וכחברים מצופים בכל שנייה בחיינו לנגישות, זמינות ומענה מידי. ערוצי התקשורת בחיים המקצועיים והאישיים מאופיינים במיידיות ובשקיפות מלאה (אנו מתקשרים לנייד של קולגה לעבודה, ומצפים שיענה מיד ואם לא יענה- נשאיר הודעה, נשלח מייל או שנתייג אותו כ"לא עובד" לא אחראי, לא מתקשר...). צורך זה בזמינות ומיידיות יוצר עומס אינפורמטיבי ומדגיש את הצורך בקבלת החלטות מהירה.
לקושי זה מצטרפים מאפייני עולם הניהול. עולם הניהול, מביא איתו התמודדות בלתי פוסקת עם עולם השינויים.
הניהול כתפקיד הוא מופשט ואינו כולל הגדרות ספציפיות של מאפייני עיסוק. המנהל כאיש מקצוע ובעל כישורים צריך להבנות את התפקיד עפ"י הבנתו, כישוריו ויכולותיו. בנוסף, מבנה התפקיד יוצר צורך להבנות בכל יום עבודה את המשימות מחדש, לבדוק את סדרי עדיפויות, לבנות מערך יחסים משתנה ועוד.
הטענה היא שמאפייני העולם המודרני ומאפייני העיסוק של ניהול מייצרים קשיים במיקוד, בקשב ובריכוז.
בכל המחקרים בתחום נמצאו קבוצות של סימפטומים המאפיינים קבוצה של אנשים עם קשיים בקשב ובריכוז: תכנון, ארגון התמדה במשימות ארוכות, שמירה על רצף, זיכרון לטווח קצר, ליזום התנהגות, קבלת החלטה לאחר חשיבה, דחיית סיפוקים וויסות עוצמת התגובה.

מודל "הקשב הניהולי" מתייחס לסימפטומים של בעיית הקשב (אין חשיבות האם הקשיים נובעים מבעיה ניורולוגית, התפתחותית או תקופתית) ויוצא מתוך
כמה הנחות:

העולם המודרני דורש מהפרט הסתגלות מהירה לשינויים, איזון בין תכנון מראש לגמישות לשינויים, תגובות מיידיות ולא תהליכים ארוכים, זמינות, נגישות וויסות עומס גירויים.

תפקיד הניהול הוא תפקיד מופשט ללא הגדרות ספציפיות של תתי תפקידים. המנהל זקוק לחשיבה בכל רגע נתון, לתגובות מובנות אך מהירות, לחשיבה מערכתית, יוזמה ויכולת להיות מאוד מאורגן, להתנהל בקצב מהיר מול שינויים ואנשים.

אדם עם קשיים בקשב ובריכוז מכל סיבה שהיא, זמנית או בסיסית, יתקשה להתמודד עם עולם השינויים ועם היבטי הארגון, הזמן, ההתארגנות, הזיכרון וההבנייה בעולם הניהולי.

אדם עם קשיי קשב וריכוז יחווה פערים בין יכולותיו לביצועיו בגלל המרחק בין תגובתו לבין העולם והתפקיד. ההשלכות יהיו בתחום התעסוקתי והמשפחתי.

פערים אלו יוצרים מעגליות המביאה לירידה באיכות החיים המקצועית והאישית.
'מודל המראה' לשיפור הקשב הניהולי מכוון לגישור הפערים בין יכולות לביצועים, מבוססת על מתן כלים לפיצוי אשר מספקים מענה לסימפטומים שתוארו במאמר.

מודל המראה - קשב ניהולי

חיוניותו של הקשב הניהולי לתפקידי ניהוליים הביא לפיתוח 'מודל המראה'- מודל ייעוצי המכוון לשיפור הקשב הניהולי ולגישור הפערים בין יכולות לביצועים. זאת, בהתבסס על מתן כלים לפיצוי אשר מספקים מענה לסימפטומים שתוארו במאמר.

המודל מתבסס על הכלים הבאים:

מיקוד יעדים

ראיה תבניתית

אבחון תהליכי

הטמעה

תהליך העבודה עם מודל המראה מבוסס על הבנת צרכי הפרט והארגון במסגרת תפקידו של הפרט, הבנת צרכי הפרט וקשייו בתחום הביצוע ובניית תוכנית אישית וקבוצתית עד הטמעתה. זאת, באמצעות חלוקת סדר היום, המשימות, היעדים והתמונה הכוללת של התפקיד לחלקים קטנים או לתבניות מוגדרות. כך ניתן להבין היכן הכשלים והקשיים ולבנות חשיבה אחרת.


מלבד לפניה לייעוץ, ישנם מספר "טיפים" למיקוד הקשב בתהליכי קבלת החלטות:

איסוף הנתונים מכל המעורבים בקבלת ההחלטה ולאחר מכן רישום של כל הנתונים במטרה להפוך את הנושא למוחשי, ליצור אפשרות של סדרי עדיפויות והחשוב ביותר- לאפשר לנתונים "להתבשל" בראש ובכך לתת לנתונים "נפח" מחשבתי.

"לפרק" כל אלטרנטיבה לנקודות יותר ספציפיות ומעשיות, זאת כדי שהתמונה תהיה "פרושה " מול העיניים .

ליצור דף אלטרנטיבות ולהתבונן בו כמה ימים לפני שמקבלים החלטה.

לחשוב על כל מה שלא אפשרי לעשות באותה סיטואציה.

להסתכל על ההחלטה "בעיניים חיצוניות" כדי לראות צדדים אחרים.

להתחיל מהסוף בתהליך. להבנות את המטרה ואת היעד שלך בתהליך. מול היעד יש לרשום מה הרווח וההפסד ביעד ובתהליך, ואז להבנות את הצעדים הקודמים ליעד.

לנהל "עץ השלכות".

לכל שלב, אלטרנטיבה או תת החלטה יש להגדיר יעד של זמן.

לרשום יעדי זמן ביומן כפעילות.

להיות מודע לשפת הגוף והבעות פנים בזמן העברת ההחלטה.

בהעברת ההחלטה יש לבדוק האם "העטיפה" של ההחלטה הובנה בצורה נכונה ע"י מקבל המשימה. אחת הבעיות בתהליכים אלו היא לא יכולת ההבנה של תוכן המשימה, אלא היכולת "לתפוס" את הצורה וההתנהלות שסובבים סביב ההחלטה.

התפקיד הניהולי בעולם העבודה המודרני מצריך כלים חדשים ומתאימים להתנהלות יעילה.

אם אתה מרגיש שלמרות ההשקעה, השעות בעבודה, הרצון והמוטיבציה, יש בך תחושת חוסר סיפוק או קושי לעמוד במשימות הזמן או התפקיד- מומלץ לפנות לתהליך ייעוצי שיספק לך מענה וישפר את איכות חייך המקצועיים והאישיים.

על המטפלת - חני קונפורטס שרמן

חני קונפורטס שרמן היא פסיכולוגית תעסוקתית ויעוצת בכירה.
ליצירת קשר: 052-622283 או [email protected]