09.09.12
אראל הנדלר
יעוץ ארגוני הוא צורך בסיסי שיש לרבים מהארגונים המתפתחים בתקופה המודרנית. בעבר הרחוק צורך זה היה קיים אולם לא מודע, כאשר עם התקדמות המודרניזציה והמהפכה התעשייתית הובנה חשיבותם של בחינת שיפור התהליכים וההתייעלות הארגונית.
כיום, עם התפתחות הקדמה וההכרה בקיומו של משאב אנושי 'מאחורי המכונה', אנו מבינים כי כמו ברבות מהמערכות הזוגיות, גם ארגונים זקוקים לעיתים ל"טיפול" או תהליך. בדרך כלל מגיעים הארגונים או המנהלים לתהליך היעוץ הארגוני מתוך "מצוקה" ומתוך הרגשה כי "אי אפשר יותר לעבוד ככה". במקרים אחרים צוותים או מנהלים מגיעים מתוך כורח הנסיבות או מאילוצים, ואז חלק מהתהליך הייעוצי מתמקד בהבנת נחיצותו.
לדוגמא: בשבוע האחרון ישבנו אצל לקוח אשר כלל העובדים אשר רואיינו אצלו תמכו בנחיצותו של תהליך ייעוץ ארגוני, העבירו נתונים מלאים על נקודות החולשה של הארגון, אך הביעו סקפטיות לגבי אפשרות השינוי: "אני לא מאמין שתצליחו להניע תהליך כאן, הם לא יתנו לכם..."
לעומת זאת, מנהלים בעלי רמת מודעות גבוהה יראו בייעוץ הארגוני חלק אינטגראלי מתהליכי העבודה - בדומה לטיפול השוטף ברכבי הליסינג ולהגשת דו"חות שנתיים למס הכנסה - גם הייעוץ הארגוני צריך להיות חלק מהתרבות ומהשיח הארגוני, לפעמים ברמה הנקודתית של מנהל או עובד מסוים, ולפעמים ברמת החברה בכללותה.
פעמים רבות נשמע ביחס לייעוץ הארגוני את השאלה "למה זה עוזר?".
מנהלים ובעלי ארגונים רבים מניחים כי מה שאינו מניב כסף, הוצאה שאין לצידה תפוקה, הוא מיותר ולכן אין בו טעם. בהקשר זה כדאי להכיר אמרה יפנית עתיקה משנת 600 לפנה"ס:
"אם תוכניותיך הם לטווח של שנה אחת - זרע אורז"
אם תוכניותיך הם לטווח של 10 שנים - נטע עץ
אם תוכניותיך הם לטווח של מאות שנים - הדרך וחזק את אנשיך".
מהות האמרה בהקשר הנוכחי היא כי מטרת הייעוץ הארגוני היא להשתמש בכלים מקצועיים על מנת לסייע ולתמוך בארגון, בשדרת הניהול שבו, על מנת הצליח ולהגיע לפרודוקטיביות גדולה ואפקטיבית מזו שקיימת כעת בארגון.
ייעוץ ארגוני - שלב ראשון
השלב הראשון לאחר שיחת הפתיחה עם מזמין הייעוץ הוא צילום ארגוני של המצב בקרב העובדים, על מנת לקבל תמונת מצב אוביקטיבית על ההתנהלות בארגון ב-360 מעלות. בנוסף, נעשה שימוש בכלים כתצפיות, לקוח סמוי, שאלונים, הערכות עובדים ושיחות חתך. אלו מאפשרים לבחון את השערות העבודה עמן הגיע היועץ הארגוני, ולהקביל ביניהן לבין מכלול הנתונים על מנת לבצע התאמות ולבנות תוכנית עבודה.
למה הדבר דומה? נניח שחשתם בכאב שיניים חד המגיע מאזור הלסת העליונה בשורה האחרונה. חיכיתם עם הכאב מספר ימים עד שהוא החל להתגבר ולהפריע לכם בחיי היומיום, ואז פניתם לרופא. בבדיקה ראשונית לא התגלה דבר, אולם הרופא ביקש לבצע צילום ראשוני. גם בצילום לא התגלתה הבעיה אולם הכאב המשיך להתגבר ולהתעצם ולכן החליט הרופא על צילום פנורמי על מנת לקבל תמונה מקיפה על גודל הבעיה. מכאן, תוכנית הטיפול תהיה כבר יותר ברורה וכל מה שנשאר הוא לקבוע תאריך לתחילת הטיפול ואת העלויות.
לאחר מכלול הפעולות שמבצעים היועצים בארגון, מתקיימת ישיבת הנהלה בה מוצגים הנתונים הראשוניים למקבלי ההחלטות. בישיבה זו מוצגים עקרי התובנות מהצילום הראשוני, תוך שמירת סודיות מוחלטת אודות התהליך ומה נאמר בו ועל ידי מי. זהו שלב עדין מאחר ולא תמיד קל לשקף ללקוח את המתרחש בתוך ארגונו - במרבית המקרים מדובר בארגון אשר נבנה במו ידיו של הבעלים, בחברה פרטית או בעסק משפחתי. בהתאם, היועץ יבנה תקשורת רגישה ונכונה עם העובדים וההנהלה על מנת למצות את ההליך עד תומו ולהפיק ממנו את מלוא ההצלחה.
אבני הדרך המשמעותיות בייעוץ הארגוני
● הצגת רווחים ותפוקות: אחד הגורמים הבסיסיים בתהליך הייעוץ הינו הצגת הרווח והתפוקה הברורים של התהליך. לא תמיד התפוקה מיידית, אולם הבנה מוקדמת של התפוקות ושל יעילות התהליך לטווח הרחוק עשויים להגביר את המוטיבציה ושיתוף הפעולה.
● עבודה תוך שיתוף פעולה מלא עם הלקוח: מנהלים רבים מפחדים כי עצם הכנסת יועץ ארגוני לחברה תגרום לאובדן שליטה ואחיזה בקרב העובדים, ולפגיעה ביכולת לווסת את הנושאים שיועלו על ידם בתהליך הייעוץ. על כן, אחד הכללים הבסיסים של הייעוץ הארגוני הוא פעולה תוך שיתוף פעולה מלא ועדכון שוטף של הלקוח אודות התהליך, התוצרים והתקדמות הפעילות.
● יישומיות הלכה למעשה: עם תום האבחון הראשוני, מעבר להכנת מסמך עקרונות, ישנה חשיבות ליישום המסקנות ברמת השטח, בקרב העובדים, ולהנחלתם כחלק מחזון הארגון. ההטמעה צריכה להתבצע הן על ידי היועץ והן על ידי ההנהלה, כאשר חלק משמעותי מפעולת היועץ היא סיוע בהפיכת המסקנות לתוכנית פעולה ישימה.
● לוח GANT: לוח גאנט הוא תרשים פעולות אשר מסייע בקירוב המסקנות אל היישום בשטח. לוחות הזמנים הנבנים במסגרת לוח גאנט הם אבן הדרך הראשונה ביצירת מחוייבות לתהליך והבנה של "לקראת מה הולכים".
● בקרת איכות: בקרת האיכות מתבצעת בשתי נקודות משמעותיות במהלך הייעוץ, על מנת לבדוק את ההתקדמות, ובסיום התהליך על מנת לבחון את התפוקה והתוצאה. חלק מהגישות מציעות גם בקרה נוספת לאחר חצי שנה מתום הייעוץ במטרה לבחון את מידת יישום המסקנות והטמעתם בשגרת העבודה של הארגון.
לסיכום, בטוחני כי ייעוץ ארגוני מאפשר זיהוי של הנקודות המהותיות בתוך הארגון. זאת, בהסתמך על חברי הארגון עצמו ומנהליו אשר יודעים בדיוק היכן נקודות ה"עקב אכילס" של הארגון - אך בשל מכלול הרבדים והדינמיות של העבודה אינם יכולים להתפנות לפתרונה. "תחקור" או צילום נכון של החברה מסייע באיתור התשובות ודרכי הפעולה בקרב העובדים וההנהלה וכך יוצר מחוייבות ושותפות לדרך מצד כלל העובדים בארגון.
על המטפלת - אראל הנדל
אראל הנדלר (MBA)
אימון אישי, גישור, אימון זוגי, משפחתי ליווי וחניכה
www.erelim.net
052-3989144
